Herramientas para llevar tu eCommerce desde el teletrabajo
Después de analizar detalladamente el impacto del Coronavirus en el eCommerce, en el artículo de hoy me gustaría ahondar en otros aspectos más operativos muy relacionados con la gestión de un eCommerce desde el teletrabajo. Te mostraré aplicaciones muy útiles para el día a día.
Nos guste más o nos guste menos, vamos a tener que adaptarnos a una nueva forma de hacer las cosas más cotidianas. El trabajo no está al margen de esto, evidentemente, con lo que será mejor replantearse la nueva forma de gestionar el trabajo para intentar sacar el mayor partido posible a las nuevas circunstancias.
En este post voy a hablar de algunas herramientas para llevar tu eCommerce desde el teletrabajo, pero también de un necesario cambio de metodología. Pequeños consejos sencillos de aplicar que tienen resultados en forma de mayor productividad y menor estrés.
eCommerce y teletrabajo: una combinación lógica
Se sobreentiende que un negocio que cuenta con una tienda online, tiene un cierto nivel de transformación digital. Al menos, parte de su estructura y su modelo de negocio está volcado hacia la web, con lo que debería ser más fácil adaptarse a trabajar de manera remota.
Es cierto que debemos diferenciar entre negocios nativos digitales en los que toda actividad es online, y los que han evolucionado desde el modelo retail o comercio físico «tradicional» a la versión online. Estos últimos suelen tener algunos procedimientos y metodologías más complicadas de cambiar, ya sea por necesidades físicas o porque aún no se han adaptado del todo a lo digital.
Por último, tenemos un caso adicional que es el de aquellos que no tienen tienda online y se ven empujados a crearla para que el negocio no se pare. Esto, aún, admitiría una subdivisión adicional entre los que tenían negocio físico y se han visto cerrados de la noche a la mañana sin forma de seguir vendiendo, y los que se lanzan a crear desde cero su eCommerce para «buscarse la vida» ante una nueva perspectiva.
Lo importante es que si te reconoces en cualquiera de estos perfiles, tengo que decirte que el teletrabajo se va a convertir en parte importante de tu día a día en los próximos meses (si no lo es ya). Teletrabajar ofrece algunas ventajas que son muy importantes a tener en cuenta como:
- Flexibilidad: la gestión de los tiempos recae sobre ti y tienes más facilidad para organizarte la jornada de manera que se cumplan los objetivos, pero desde la conciliación personal y laboral. Además, podemos desarrollar nuestra actividad desde cualquier lugar del mundo con una cobertura de Internet mínima.
- Productividad: el tener que desplazarse a una oficina en hora punta es, en las grandes ciudades al menos, un montón de tiempo perdido al día. Si tu oficina está en casa, ese tiempo se recupera como trabajador para descansar o para adelantar la jornada y, por tanto, se elimina estrés.
- Eficiencia: si realmente consigues eliminar costes fijos superfluos y migras tu negocio hacia el teletrabajo, vas a ahorrar muchos miles de euros al mes. Realmente no vas a necesitar una oficina adicional y puede que tu tienda física no necesite ser tan grande o estar en una calle tan transitada, aunque esto dependerá de la estrategia de cada uno.
De todas formas, a lo mejor estás pensando en que no puede ser tan bonito o que tu experiencia no es todo lo positiva que parece leyendo lo comentado.
Evidentemente tiene sus inconvenientes, algunos coyunturales, otros de organización que se pueden ir depurando y, por último, otros que tienen que ver intrínsecamente con la forma de trabajar remotamente. Podríamos destacar los siguientes:
- Infraestructura: por lo general nuestras casas no están preparadas para que una pareja y sus hijos estén trabajando o estudiando de manera simultánea. Una conexión doméstica se resiente mucho y no da de sí para videoconferencias, descargas…
- Gestión de tiempos: derivada de la misma situación nos sobreviene otra. No todo el mundo sabe trabajar en casa, por lo que esto requiere de un cierto aprendizaje y tiempo de adaptación a la hora de plantear un nuevo método para hacer las tareas en tiempo.
- Gestión de proyectos: si cuentas con un equipo o una red de colaboradores del tipo que sean, al principio parece bastante complejo coordinarlos para que salga todo adelante. Correos, llamadas de teléfono… hay que encontrar una manera eficiente de controlarlo.
Herramientas para llevar tu eCommerce desde el teletrabajo
Para poder sacar el máximo partido a las ventajas y minimizar en todo lo posible las desventajas, además de un poco de organización, subir un poco el ancho de banda contratado a nuestro proveedor de Internet y una buena actitud, podemos valorar utilizar algunas herramientas que nos ayuden.
Todas las que os voy a recomendar las utilizo o las he utilizado en alguna ocasión para teletrabajar, por lo que son de plenas garantías. Las que son de pago merecen la pena pero queda a vuestro criterio el valorar si justifican la inversión en el caso concreto de cada proyecto.
#1 – Productividad
Empecemos por el principio que suele ser lo más recomendable. Una vez que ya has establecido tu puesto de trabajo en casa, es el momento de organizarte las tareas de manera eficiente.
Para esto se pueden utilizar diversas aplicaciones y herramientas que hacen que no pierdas el hilo ni saltes entre tareas. Esto último es importante porque en casa las distracciones son mucho mayores y nos cuesta centrarnos en una sola actividad.
Todoist
Las listas son una forma genial de saber por dónde vas, qué te queda todavía y qué tareas quedan aplazadas para más adelante.
Un cuaderno es una buena opción, pero si quieres algo un poco más práctico como una app que puedas gestionar desde el ordenador y otros dispositivos de manera sincronizada, que permita poner fechas de vencimiento, prioridades, listas colaborativas, etc., tu herramienta es Todoist.
Si vas a gestionar menos de 80 proyectos con menos de 5 personas implicadas puedes usarlo totalmente gratis. ¿Quieres ir más allá y utilizar otras funcionalidades? Pues por 3 euros al mes tienes la opción premium que es muy asequible.
Otras alternativas:
#2 – Gestión de proyectos
Hablaba antes del reto que supone gestionar un equipo que está teletrabajando desde diferentes puntos.
La comunicación es básica y, al perder la interacción directa, se multiplican la cantidad de correos y llamadas, con lo que la información fluye mal y se atasca en determinados cuellos de botella.
Por eso te recomiendo que utilices algún gestor de proyectos online que permita que todo esté disponible, los calendarios actualizados y el seguimiento de las tareas al día. Es parecido a lo que podemos hacer a nivel personal con Todoist, pero más optimizado para grupos, unidades de negocio y departamentos.
Slack
Hay muchas opciones que puedes valorar, pero me quedaría con Slack por su relación calidad-precio.
Para empezar, cuenta con un historial de mensajes ilimitado (en los planes de pago) y una cantidad de almacenamiento bastante considerable. Esto hace que todo esté centralizado y accesible para que no haya archivos diseminados por los equipos de los responsables.
También integra llamadas, tanto de voz como de vídeo, dentro de la propia plataforma de hasta 15 participantes.
Puedes utilizar Slack de manera limitada totalmente gratis, pero si necesitas más opciones es recomendable que te pases a uno de los planes de pago. El más económico cuesta unos 6,25€ por usuario mensualmente. Resulta más barato que la mayoría de las herramientas similares.
Otras alternativas:
#3 – Almacenamiento en la nube y documentos compartidos
Ahora mismo todo lo que esté almacenado de manera local es un problema, además de no resultar en absoluto operativo porque de nuevo volvemos a la enorme cantidad de correos cruzados, múltiples versiones de un mismo documento…
Es imprescindible contar con una plataforma que resuelva los problemas y resulte accesible para todos los implicados (trabajadores, proveedores, clientes…) En parte se puede solventar con una herramienta de gestión de proyectos como las comentadas, pero el almacenamiento siempre hace falta.
Google One
La solución por excelencia. Lo cierto es que lo tiene todo porque además de ser un disco duro en la red, se conecta con sus propias herramientas para crear hojas de cálculo, documentos de texto, presentaciones, formularios, copias de seguridad…
Por todo ello y por usabilidad, potencia, sencillez de uso o compatibilidad con dispositivos, no hay nadie que le haga demasiada sombra a Google Drive. Pero es que encima es una opción con un precio más que razonable
Partimos de 15 GB de almacenamiento para todo esto sin coste alguno. El resto de los planes van subiendo de capacidad y precio, llegando a los 2TB por 9.99€ al mes.
Otras alternativas:
#4 – Videoconferencias
Una de las cosas más productivas del teletrabajo en eCommerce -o en cualquier otro canal- es que se pueden evitar al máximo las reuniones.
Por lo general, suelen ser un auténtico ladrón de tiempo y de ellas solo se pueden extraer unos 10 minutos útiles. El resto son desplazamientos, esperar a otros usuarios, cambios de sala, justificar el haberse reunido añadiendo contenido que tampoco es relevante, etc.
Si hubiera una forma de resolver todo esto por Internet y sin tener que reunirse físicamente sería genial. Pues para eso se inventaron las herramientas de videoconferencia. ¡Vamos a usarlas!
Google Hangouts
Ahora que están tan de moda estas aplicaciones para mantenerse en contacto con los amigos y la familia es cuando nos damos cuenta de la cantidad de opciones que existen. Desde el veterano Skype al popular (y controvertido) Zoom.
En este caso yo me iré directamente a un clásico que es potente, versátil y está integrado con otras de las herramientas que suelo utilizar: Google Hangouts.
Además, el buscador ha anunciado recientemente que Meet, su herramienta Premium, pasará a ser gratuita y de libre uso, con lo que nos podremos aprovechar de sus características profesionales sin poner un euro (en lugar de los 6€ que cuesta ahora mismo para menos de 100 participantes).
Otras alternativas:
#5 – Control de tiempos
Ya sea a nivel personal como a nivel de equipo, es importante saber en qué se van las horas. Esto no suele gustar demasiado al principio a los trabajadores, pero cuando entienden que más allá de monitorizar lo que hacen estamos buscando la forma de ser eficientes, lo comprenden sin problema.
Tenemos que saber cómo estamos nosotros y nuestro equipo antes de establecer flujos de trabajo para no sobrecargar determinados recursos mientras se desaprovechan otros.
Además, al imputar las horas que hemos destinado a cada proyecto, sabremos evaluar mejor la rentabilidad de los mismos. Hay que acostumbrarse a esto en el trabajo presencial, pero en el remoto es indispensable.
Toggl
Difícil de pronunciar e incluso de escribir, pero en realidad no puede ser más sencillo de utilizar.
Toggl es una herramienta de escritorio que activas en el momento de empezar una tarea y, a modo de cronómetro, va calculando el tiempo que le dedicas. Ya está, sin más.
Es gratuita en su plan básico aunque pagando 9 dólares al mes puedes acceder al plan superior (Starter) en el que además de las funciones contempladas en el básico accederás a informes completos para que puedas optimizar mejor el trabajo e imputarlo a los clientes.
Otras alternativas:
Pues hasta aquí mi recomendación de herramientas para llevar tu eCommerce desde el teletrabajo. Como ves, hay mucho donde elegir y lo cierto es que influye mucho la preferencia personal de cada uno.
Las que he destacado son buenas, bonitas y baratas pero, como te decía al principio, las he probado todas y cada una tiene sus puntos fuertes. Como la mayoría cuentan con versiones de prueba o planes gratis, lo mejor es que les des un vistazo a las que más te llamen la atención y las pruebes en serio durante un tiempo.
Ánimo con todo esto y verás como trabajar a distancia tiene muchas ventajas también.
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