Data Studio: una herramienta indispensable

En mayor o menor medida, todo el que lidia con un proyecto digital acaba necesitando recurrir a la analítica web. Si tú también eres de la opinión que todo se puede medir y que hacerlo te ayuda a mejorar en el futuro… necesitas Data Studio.

A lo largo de este post te cuento lo que es, en qué te puede beneficiar, cómo funciona y, de propina, te dejo unos cuantos recursos que te van a venir muy bien especialmente al principio. Vamos a ello.

¿Qué es Data Studio?

En primer lugar, llamemos a la herramienta por su nombre completo: Google Data Studio porque, efectivamente, el buscador por antonomasia está detrás de ella.

Se trata de una herramienta que nos permite crear visualizaciones de datos de una manera mucho más atractiva que una hoja de cálculo o los consabidos pantallazos extraídos directamente de otras herramientas.

Algunas características interesantes

La verdad es que es una de esas herramientas de Google que siempre sorprenden por su calidad y versatilidad. La cantidad de opciones que ofrece te va a maravillar.

Lo primero de todo es el precio: Data Studio es totalmente gratis y plenamente operativo. Es cierto que hay algunos complementos y conectores de pago que redondean la experiencia y cumplen cometidos específicos. Aún así no son indispensables y está al nivel de casi cualquier herramienta de pago que podamos encontrar en el mercado.

Después deberíamos destacar la enorme cantidad de opciones a la hora de representar la información en tablas y gráficos que, por si fuera poco, son totalmente interactivos, permitiendo jugar con diferentes filtros como los rangos de fecha. Resulta una experiencia ideal para que cualquiera pueda consultar exactamente lo que necesita.

Cuenta con un altísimo nivel de personalización. Podemos aplicar diferentes patrones de color, imágenes, logotipos, enlaces a otros documentos y webs… Si se trabaja suficientemente con criterio, podemos presentar estos informes y dashboards (cuadros de mando) tanto internamente, como a clientes externos sin perder el aspecto corporativo.

Hay que destacar la intuitividad de su interfaz. Resulta bastante sencillo hacerse con Google Data Studio arrastrando y soltando elementos, al menos para obtener un dashboard básico. Luego se puede ir volviendo tan complejo como seamos capaces de manejar o necesitemos. Por cierto, no solo es relativamente sencillo de utilizar, también te sorprenderá a la velocidad que trabaja (especialmente si usas fuentes de datos de Google).

Los informes creados con esta herramienta se pueden compartir de manera muy sencilla, basta con proporcionar al resto del equipo el enlace y permisos correspondientes. En realidad es muy similar a lo que supone compartir un documento en la nube de Google Drive. Si utilizas algún otro sistema de reporting, verás que puedes embeber los informes de Data Studio, con lo que quedará todo perfectamente integrado en una sola herramienta.

Requisitos de Google Data Studio

Para utilizar esta herramienta hacen falta algunos permisos, pero vas a ver que no es gran cosa.

Lo primero es que tiene que estar disponible en tu territorio, pero eso no es demasiado problemático porque, salvo en países como Corea del Norte o Iraq, llega a la mayoría de los países de nuestro entorno. Tanto es así que puedes utilizar hasta 37 idiomas diferentes y casi 60 divisas distintas.

Solventado este primer requisito, Google Data Studio te solicitará una cuenta de Google (no necesariamente de Gmail). Inicia sesión con ella.

Ya solo hace falta tener acceso y permiso para utilizar Google Drive ya que los informes se almacenan y comparten desde aquí. Y, lógicamente, restaría aceptar las condiciones del servicio.

Esto parece una obviedad, pero aún así hay que reseñar que es imprescindible estar conectado a Internet. Estos informes no se pueden consultar offline.

¿A qué datos podemos darle acceso a Google Data Studio?

Podemos elegir entre diferentes tipos de fuentes de datos propias para la elaboración de los informes. Entre ellas están:

• Productos de Google Marketing Platform (Google Analytics, Google Ads…)
• Productos de consumo Google, como pueden ser los documentos de la suite Google Drive como hojas de cálculo.
• Google Search Console para recoger datos de SEO onpage.
• Bases de datos MySQL, Big Query o PostgreSQL.
• Archivos CSV y textos sin formato alojados en Google Cloud Storage.
• Conexión con redes sociales como Twitter, Facebook o LinkedIn.

Como puedes ver, tus conectores de datos pueden alimentarse tanto del ecosistema de Google como de otras fuentes también propias. Cada uno de estos tiene sus propias características y campos para integrar en nuestros informes.

Existen varios tipos de conectores dependiendo de su origen. Como decíamos, están los de Google pero también podemos encontrar los de diferentes partners como Adobe Analytics, Amazon Seller, Asana, Facebook…

En la mayoría de las ocasiones estos conectores de partners tienen un coste mensual como cualquier licencia de otra herramienta.

Además de estos, podemos encontrar otros conectores open source desarrollados por la comunidad. Suelen ser bastante básicos pero pueden resultarte de utilidad.

En este enlace puedes consultar toda la galería de conectores de datos: los tres tipos, de pago y gratuitos. Solo con darle un vistazo seguro que se te ocurren muchísimas posibilidades.

Las fuentes de datos son, de alguna manera, independientes de los informes. Es decir, puedes compartir un informe sin dar acceso a ese tercero a las fuentes de datos. Tendrá permiso de lectura pero no de edición.

La conexión en sí misma es sencilla. Desde el enlace de la galería que te dejaba un poco más arriba solo tienes que pinchar en la deseada y darle los permisos necesarios. Las fuentes autorizadas irán apareciendo en el panel de control.

• 

¿Cómo se crean los informes en Data Studio?

Una vez que hemos conectado las fuentes de datos, tantas como sean necesarias, podemos proceder a crear nuestros informes.

Aquí también hay dos opciones. O creamos nuestros informes desde cero editando campo por campo y filtro por filtro, o utilizamos una plantilla de las disponibles.

Informes a medida

Antes de entrar en las soluciones ya empaquetadas, vamos a ver brevemente lo que tendríamos que hacer para crear nuestro informe completamente personalizado.

• 

Accedemos de nuevo al panel de control de la herramienta. Junto a la pestaña de las fuentes de datos, encontramos la de informes. Pulsemos sobre el símbolo más. Con esto accederemos al lienzo en blanco sobre el que empezar a trabajar

Seleccionamos las fuentes que queremos emplear y, desde ese momento, tendremos en la parte derecha de la herramienta los distintos elementos que podemos editar.

En la parte superior vemos el tipo de gráfico que estamos trabajando. Mucho donde elegir ¿verdad? Solo esta primera decisión ya nos ofrece:

• Tablas estándar.
• Tablas con barras de progreso.
• Tablas con mapas de calor.
• Tarjetas de resultados con totales o números abreviados.
• Gráficos de series temporales, minigráficos y gráficos suavizados.
• Gráficos de columnas, columnas apiladas…
• Gráficos de barras de todo tipo.
• Gráficos circulares.
• Mapas geográficos.
• Burbujas, anillas, gráficos combinados, tablas dinámicas…

Eso es solo para empezar Luego puedes elegir los campos que quieres utilizar para mostrar la información de la fuente, seleccionar la dimensión (que variará en función del campo) y la métrica. El resultado se ira pintando en la parte izquierda.

Por poner un ejemplo: imagina que queremos utilizar la dimensión «segmentos de mercado» para analizar el rendimiento de estos de manera individual. Como métrica utilizaremos la tasa de conversión. Podemos añadir tantos gráficos como deseemos siguiendo el mismo proceso.

Una vez que tengamos toda la información es el momento de trabajar el diseño, aunque al ir integrando los gráficos ya nos preguntará el estilo. En la pestaña derecha podemos cambiar las dimensiones, los encabezados…

Además de gráficos de todo tipo, podemos añadir otro tipo de elementos como el rango de fechas, control de filtros, formas, textos, imágenes, líneas, flechas…

Plantillas de informes

Si te parece un poco enrevesado o no tienes la necesidad de una solución tan a medida, sigue leyendo porque te voy a hablar de plantillas predeterminadas que puedes editar a tu gusto.

Si desde el panel de control pulsas sobre el enlace a «templates», accederás a algunas plantillas listas para usar solo conectando tus fuentes de datos. Son básicas, pero están orientadas a reportar los principales aspectos SEO (datos de Search Console), Google Ads, analítica web, reportes para YouTube…

Conectamos las fuentes de datos y ya podemos empezar a ir pinchando sobre cada uno de los gráficos para ir editándolos en cuanto a dimensiones, métricas y estilos. Gran parte del trabajo «sucio» ya está hecho.

¿Es lo ideal? Pues dependerá de tus necesidades, pero aún siendo básicas, estas plantillas son funcionales y tienen un aspecto bastante profesional.

Si se te quedan pequeñas y buscas algo un par de puntos por encima, siempre puedes recurrir a la galería de templates para informes. Al igual que ocurre con los conectores, tenemos plantillas para utilizar e inspirarse en la visualización de los datos. La comunidad es bastante activa, con lo que hay soluciones muy creativas que seguro que te encajan a la perfección.

Otra alternativa es mirar en diferentes páginas que las distribuyen de manera gratuita. Un buen sitio para investigar es la galería de Supermetrics.

Este partner lleva muchos años haciendo plugins y addons de pago. Su versión para Excel es toda una navaja suiza para los SEOs. En su web, como te decía, puedes encontrar algunas joyas que permiten hacer casi cualquier cosa que se te ocurra. Tienen por ejemplo plantillas para:

• Monitorizar tendencias: al tener conectores con diversas fuentes de datos, estas plantillas te permiten hacer seguimiento del comportamiento de tus seguidores en Instagram o Facebook, pero también de la actividad de Google My Business.
• SEO: además de las que encontrarás en tu perfil, aquí tienes plantillas conectadas con otras herramientas no necesariamente de Google como el popular servicio de Moz.
• PPC: los anuncios de pago por click no se acaban en Google Ads. Con las plantillas de Supermetrics para Data Studio puedes tener informes de Facebook, Twitter, Instagram Ads y, por supuesto, el citado Google Ads. Por separado o en un solo cuadro de mando.
• Analítica: sí, las plantillas para Google Analytics son gratis, pero aquí puedes conseguir otras para Yandex Metrica o Hubspot.

¿Cuál es el truco para ofrecer tan buen contenido? Pues que para funcionar muchas de estas plantillas requieren de sus conectores de pago. Puedes instalarlas guardando tu copia, pero tendrás que pasar por caja al final. De todas formas no lo descartes tan rápido porque hay algunas que merecen la pena.

¿Qué más puedo hacer con Google Data Studio?

A estas alturas del post y con todo lo que hemos comentado, seguro que, al menos, te pica un poco la curiosidad.

La perspectiva de automatizar el reporting a clientes o responsables directos es ideal. ¿Cuántas horas pasas al mes trabajando en informes? Cuando una empresa adopta esta herramienta gana enormemente en productividad. Los especialistas tienen más tiempo para analizar al liberarlos de tareas mecánicas.

Entrando en táctica, vemos que la cantidad de cosas que se pueden hacer es casi infinita, siempre que tengamos fuentes de datos propias. SEO, SEM, Social Media... esto ya lo hemos comentado, pero podríamos seguir.

Data Studio es una herramienta tan versátil que es ideal para hacer la monitorización de la estrategia de contenidos de un blog, hacer seguimiento de tus campañas de email marketing, de marketing de afiliación, conectarlo a tu CRM o a tu plataforma de atención al cliente, etc.. El límite lo pone tu imaginación porque técnicamente se puede hacer lo que quieras.

¿Qué te parece Google Data Studio? Ahora que lo conoces, ¿crees que lo integrarías entre tus herramientas para el eCommerce?