Herramientas y consejos de productividad para emprendedores

Lanzarse a emprender es una tarea apasionante, llena de estímulos y desafíos. Las personas que tenemos esa inclinación no podríamos entender la vida de otra manera.

Dicho esto, ser emprendedor también puede llegar a ser algo realmente estresante y requiere de toda una metodología. Una forma de trabajar apoyada en herramientas de productividad que nos ayuden a mantener todas nuestras tareas bajo control.

También es básico en todo esto realizar una concienciación de cómo debemos enfrentarnos al trabajo, el peso que debe tener en nuestra vida y cómo tenemos que cuidarnos para que el nivel de esfuerzo sea sostenible en el tiempo, equilibrando nuestra vida personal y laboral.

Este es el resumen de todo lo que os quiero desarrollar en este post. Vamos a ello que son muchas cosas.

¿Qué es un emprendedor?

Esta palabra se utiliza tanto que ha llegado a perder cierta parte de su significado. Ahora mismo, especialmente en Internet, se asocian los términos: «emprendedor» y «entrepreneur» (su versión en inglés) a personas que muestran fajos de billetes junto a un Lamborgini o niños prodigio que levantan rondas de financiación millonarias para su startup.

Emprendedor puede ser eso, pero también lo es el que tiene una empresa con 5 trabajadores o el que se empeña cada día en sacar adelante su tienda online desde casa. Emprender es, simplemente, poner todo el empeño en sacar adelante un proyecto profesional, luchar para hacerlo sostenible en el tiempo y verlo crecer.

La parte del glamour puede ser una versión más romántica de lo que, en realidad, es un trabajo.

¿Qué no es un emprendedor?

Si es importante tener claro qué es, casi lo es más saber lo que no es. Un emprendedor no es un robot ni un mago, tampoco sabe hacerlo todo ni lo debe intentar.

¿Por qué digo esto? Pues porque todo aquel que ha emprendido alguna vez sabe lo fácil que es caer en el error de querer asumir toda la carga de trabajo, dedicarle muchas más horas de lo preciso y dejar que el negocio le vaya ganando espacio a todo lo demás.

Puntualmente puedes asumir tareas que no controlas al 100%, pero esto requerirá de un esfuerzo mayor para llevarlas a cabo. Lo mismo te digo con respecto a las jornadas maratonianas: cuando toca, hay que hacerlo, pero si se convierte en la norma, malo.

No debemos confundir acabar destrozados al final del día con ser más productivos. De hecho, en realidad es todo lo contrario.

Consejos de productividad para emprendedores

Lo que vas a encontrar a continuación no es una batería de consejos, pretendo ir más allá y darte unas pequeñas pautas que a mí me funcionan ,por lo que creo que a ti también pueden hacerlo.

Esta es, en resumen, la metodología que después de muchos años trabajando por mi cuenta, equivocándome y acertando, he llegado a la conclusión sobre qué es lo que más productivo me ayuda a ser.

#1 – Reflexividad

Muchas veces tomamos decisiones relacionadas con nuestro trabajo o nuestro proyecto de forma impulsiva. El instinto es importante en el negocio, es cierto, pero tendemos a magnificar su efecto.

A las decisiones conviene darles un punto de pausa y, cuanto más relevantes, más necesario es.

De nuevo volvemos a plantearnos que lo más rápido no es necesariamente lo más productivo. Siéntate un rato con un café, repasa todos los datos (las mejores decisiones son las que se basan en ellos) y plantea todos los escenarios probables.

Después puedes equivocarte o acertar, pero la experiencia me dice que estás incrementando las posibilidades de dar en la diana o, al menos, minimizando los riesgos.

Eso sí, también es importante que no caigas en lo que se llama «parálisis por análisis» y que sobre-analices cada decisión posponiéndola una y otra vez. Es importante que encuentres el punto de equilibrio.

Herramienta: más que una herramienta, te recomiendo que utilices una de las matrices más sencillas, pero más efectivas. Se llama DAFO y consiste en poner en cuatro cuadrantes las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Visualizarlo de este modo ayuda muchísimo.

#2 – Autocuidado

Lo más importante de todo eres tú ,y así te lo tienes que tomar. Demasiadas veces el éxito de un negocio sale de la salud de un emprendedor y esto es inaceptable.

Cuando emprendemos, lo que estamos buscando es una forma de obtener calidad de vida. Incluso aunque el negocio funcione extraordinariamente, si nosotros nos sentimos mal física y emocionalmente, tendremos que asumir que lo que estamos haciendo no funciona.

Debes tener unas pautas saludables en cuanto a descanso para dormir las horas necesarias, mantener una alimentación saludable y tener tiempo para ti.

Si te reconoces en esa persona que duerme tres horas al día, come delante del ordenador y no se levanta de él hasta que se mete en la cama, permíteme que te diga que te estás equivocando (y te lo digo desde la experiencia).

Esto no es sostenible a lo largo del tiempo y, más pronto que tarde, te acabarás dando cuenta que por mucho que te guste tu trabajo, el cuerpo manda sobre él.

Herramienta: no hay una herramienta que te enseñe a comer aunque puedes probar Lifesum para mejorar tus hábitos. Si lo combinas con alguna app que te estimule para hacer algo de ejercicio, incluso sin ir al gimnasio, y te ayude a controlar tu sueño, una de las más completas es Runtastic de Adidas.

#3 – Céntrate en lo que hay que hacer

Mantente centrado en una sola tarea cada vez. Nuestra cabeza va a toda velocidad y casi nos va llevando de una cosa a otra sin parar. Esto es un error enorme porque, como resultado, tendremos muchas tareas a medias al final del día y eso resulta muy frustrante.

También te recomendaría que dejes de contestar al correo electrónico en tiempo real. Parece una tontería, pero cada vez que interrumpes tu trabajo para responder a un mail, rompes la dinámica de concentración y tienes que reubicarte para seguir.

La mayoría de los mensajes y llamadas que recibes no son críticos, con lo que puedes reservar, por ejemplo, un rato por la mañana y otro por la tarde para contestar de una sola vez a todos. Parece una tontería, pero evitar tantas interrupciones hace maravillas por la productividad.

Herramienta: ¿has oído hablar de la técnica Pomodoro? Es tan sencilla que cuesta creer que funcione, pero lo hace. Consiste en dividir el trabajo en bloques de 25 minutos centrados en una única tarea y después 5 de descanso hasta la siguiente. Puedes utilizar Moosti o una simple alarma en el móvil.

Hay apps que bloquean las notificaciones tanto en el móvil como en el ordenador para ayudarnos a mantener el foco. Pruébalas si ves que ese es un problema para ti.

#4 – Identifica tareas y prioriza

Si algo está claro, es que para centrarnos en lo que hay que hacer resulta imprescindible saber exactamente qué es lo que que hay que hacer, ¿verdad?

En este caso lo que te hace falta es mantener un orden escrupuloso en cuanto a tu calendario y, además, asegurarte de estar priorizando debidamente y no intentando sacar todo el primer día. Cuadra bien tu lista de tareas con plazos y tiempos de entrega y, sobre todo, se realista con lo que se puede hacer.

Al igual que nos genera una sensación de progreso el ir quitando tareas de nuestros listados, si nos volvemos demasiado exigentes puede llegar a ser un arma de doble filo causándonos más estrés.

Herramienta: los calendarios de Google o de Apple que se sincronizan con nuestra cuenta de correo generan alertas e incluyen automáticamente determinadas citas son de gran ayuda. Hay otras alternativas en el mercado pero, francamente, a nivel personal, las comentadas funcionan de sobra.

Para el tema de los listados puedes utilizar un cuaderno y un boli, claro, pero se puede hacer mucho mejor si te instalas, por ejemplo, Todoist o Zenkit que presentan todas las tareas a un golpe de vista y te permiten reprogramarlas, moverlas o asignarles atributos y notas. Muy completas.

#5 – Haz lo que mejor sabes

Es bueno asumir que no todos sabemos hacer todo. Tu tiempo es limitado y, como tal, debes dedicarlo siempre a aquello a lo que vayas a sacarle un mayor rendimiento.

Esto implica que muchas veces nos vemos obligados a delegar, y suele costar mucho hacerlo. Pensamos que nadie va a hacer las cosas como nosotros, y en eso tenemos razón, porque un especialista siempre lo hará mejor.

Claro que no todas las tareas que delegamos tienen necesariamente que ser muy cualificadas, en realidad las tareas más mecánicas consumen una gran cantidad de tiempo y recursos en el día a día.

Formar a alguien para que se encargue de ellas es una auténtica inversión en productividad porque ese tiempo y ese esfuerzo lo puedes dedicar a otras tareas más relevantes (o ganarlo en tiempo para ti).

Herramientas: si no quieres o no puedes delegar en alguien, siempre hay algunas soluciones específicas para aliviar tu carga de trabajo.

Cada vez son más populares las herramientas financieras, por ejemplo. Están a medio camino entre lo que supondría contratar una gestoría y llevar personalmente las cuentas, tributos y facturación.

No te libera al 100% pero representa un ahorro considerable de tiempo (y dolores de cabeza). En esta categoría tienes, por ejemplo, Anfix o Holded.

#6 – Gestión de proyectos

Cuando delegamos dejamos de tener el control inmediato de todo. Sumemos a esto a los proveedores y los propios clientes, y el resultado es un montón de personas implicadas con tareas, subtareas, plazos…

Ser productivo como emprendedor en estos casos pasa necesariamente por ser capaz de realizar una gestión eficiente de los proyectos. Que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer y cuándo debe estar listo, que la información fluya de manera natural y los recursos estén aprovechados al máximo.

Suena más fácil decirlo que hacerlo, es cierto, pero con las herramientas adecuadas podemos crear espacios colaborativos en los que interactuar todas las partes. La clave es esa: todo tiene que estar claro y resultar accesible desde cualquier lugar para poder desempeñar eficientemente las labores de cada uno como parte de un equipo.

Herramienta: aquí realmente tienes algunas espectaculares, muy bien diseñadas y con funciones realmente avanzadas como la mensajería instantánea, calendarios y documentos compartidos o repositorios de archivos. Podemos hablar de Trello, Basecamp o Monday.

A un nivel incluso superior tenemos Slack o Asana que están ampliamente implantadas en grandes empresas pero que también se pueden utilizar en proyectos más pequeños.

#7 – Date respiros

No pienses que nadie puede mantener la tensión durante 24 horas. Forzarte a ello solo te va a traer errores y frustración.

Es absolutamente imprescindible ser capaz de desconectar de vez en cuando durante la jornada laboral, así que levántate del ordenador. Estas pausas activas deben incluir respiraciones, rotaciones de las articulaciones y estiramientos musculares. Al mismo tiempo que sueltas los músculos oxigenas el cerebro.

Una pausa para el café de vez en cuando también es una buena excusa para reforzar la comunicación con el equipo o, si eres un emprendedor solitario, desconectar durante un rato.

Lo mismo ocurre con la hora de comer, por favor no comas delante del ordenador mientras sigues trabajando. Eso no es sano.

Cuando salgas del trabajo, tómate el tiempo como propio. Procura desconectar de mensajes y correos electrónicos porque entonces no llegarás a tener esa sensación de ruptura tan necesaria. No podemos trabajar 24 horas los 7 días de la semana.

Buscar la conciliación debe ser una de tus prioridades y, si has sido capaz de llevar más o menos a rajatabla los seis consejos de productividad para emprendedores que hemos visto previamente, debería costarte bastante menos poder hacerlo.

Aquí no hay herramienta que valga, simplemente tienes que hacer un mínimo esfuerzo para tomar control de tu tiempo y no sentirte culpable de disfrutarlo. Recuerda siempre lo que te llevó a emprender y que esto es un medio y no un fin: lo importante eres tú y tu familia.

¿Qué te han parecido estas herramientas y consejos para emprendedores? ¿Cuales son los que a ti te funcionan? Cuéntamelo y así podemos hacer crecer esta lista.